Alertas Tempranas en la construcción y cómo se utilizan

Las alertas tempranas en los contratos de construcción son una herramienta clave de gestión de riesgos. Su objetivo es incentivar a los contratistas a comunicar al contratante problemas potenciales lo antes possible. La idea es que compartir los riesgos de forma temprana fomenta un trabajo colaborativo.

El uso adecuado de las alertas tempranas puede ayudar a evitar retrasos prolongados y costosos mientras se resuelven los problemas

Las alertas tempranas fueron desarrolladas como parte de la familia de contratos NEC. Herramientas similares han sido adoptadas por la mayoría de los proveedores contractuales importantes, incluidos JCT y FIDIC.

¿Qué son las alertas tempranas en la construcción?

Las alertas tempranas son notificaciones formales de un asunto que podría incrementar los costos, retrasar el avance o afectar la entrega o el desempeño de un proyecto. Pueden ser emitidas por cualquiera de las partes involucradas en el proyecto.

Las alertas tempranas no necesariamente tienen que estar previamente definidas, como los Eventos Compensables, aunque una alerta Temprana puede dar lugar a un evento de compensación. Pueden referirse a riesgos como condiciones imprevistas del terreno, cambios en la legislación que afecten al proyecto o problemas con los recursos.

El proceso para notificar una alerta temprana está especificado en el contrato y requiere tanto una descripción del problema potencial como del impacto que probablemente tendrá. Luego se registra en el Registro de Alertas Tempranas (que es similar a un registro de riesgos activo) y se revisa periódicamente en reuniones formales.

Las herramientas de gestión contractual, como Sypro, administran el registro de notificaciones de alertas tempranas en una plataforma centralizada y en tiempo real, para que todos quienes necesiten acceso puedan obtenerlo de forma rápida y sencilla.

¿Cómo emitir una alerta temprana en Sypro?

(video en inglés)

¿Cuáles son los beneficios de las alertas tempranas en los contratos de construcción?

Las alertas tempranas en los proyectos de construcción fomentan la identificación y gestión proactiva de los riesgos antes de que afecten los resultados del proyecto. Si se utilizan correctamente, pueden generar un desempeño significativamente mejor y menos retrasos.

Mejor mitigación de riesgos

Las alertas tempranas incentivan a las partes a discutir de manera colaborativa posibles problemas, como retrasos, sobrecostos o dificultades técnicas. Esto permite tomar decisiones que reduzcan o eliminen el impacto de dichos riesgos.

Mejor rendimiento del proyecto

Los proyectos gestionados con un buen sistema de alertas tempranas suelen ejecutarse más rápido, con mayor confiabilidad y con menos disputas. Esto se debe a que los problemas se abordan antes de que se agraven.

Comunicación clara

El uso formal de alertas tempranas exige una documentación detallada y transparente de las acciones de gestión de riesgos. Esto es importante para la rendición de cuentas y para generar confianza entre las partes del proyecto.

Protección del derecho a Eventos de Compensación

En el conjunto de contratos NEC, si no se emiten alertas tempranas, el derecho del contratista a un evento compensable puede reducirse o incluso perderse. Por ello, el uso adecuado del sistema de alertas tempranas es esencial para proteger los derechos contractuales.

Cambio de enfoque

Las alertas tempranas cambian el enfoque de la culpa y la reacción ante crisis hacia la cooperación y la reducción de riesgos. Esto las hace fundamental para obtener el mejor valor y resultados, además de ayudar a mantener buenas relaciones entre las partes.

¿Cuáles son los riesgos de no usar correctamente las alertas tempranas?

Existen beneficios significativos al utilizar las alertas tempranas y, cuando el proceso se aplica correctamente, tiene pocas desventajas. Sin embargo, si no se siguen los procedimientos o se omiten pasos, pueden surgir efectos negativos.

Retrasos y sobrecostos

Cuando las alertas tempranas no se utilizan adecuadamente, los riesgos suelen no ser notificados hasta que se convierten en problemas graves, cuando gran parte del daño ya está hecho. Esto puede generar retrasos evitables, incrementos de costos o disminuciones en la calidad que pudieron haberse prevenido o mitigado con una intervención más temprana.

Pérdida de derechos contractuales

Bajo los contratos NEC existe una penalidad específica por no emitir una alerta temprana. Si el contratista no notifica oportunamente un riesgo que luego se convierte en un evento compensable, el Gerente de Proyecto puede reducir el tiempo o el costo reconocido en la evaluación. Esto afecta directamente los derechos del contratista y puede resultar en pérdidas económicas significativas o en la imposibilidad de reclamar una ampliación de plazo.

Deterioro de las relaciones contractuales

Las alertas tempranas están diseñadas para fomentar una forma de trabajo colaborativa y sin culpabilización. Los proyectos que ignoran o subutilizan este proceso tienden a adoptar posturas más adversariales, lo que incrementa la probabilidad de disputas.

¿Quién debe emitir una alerta temprana y cuándo?

Tanto el contratista como el contratante pueden emitir una alerta temprana, tan pronto como tengan conocimiento de cualquier situación que pueda afectar el proyecto. Esta responsabilidad compartida es clave en el enfoque contractual NEC y resulta esencial para una gestión proactiva de los riesgos.

Idealmente, una alerta temprana debe emitirse inmediatamente cuando se identifique un riesgo con impacto potencial en el proyecto. El objetivo es la prevención, no la reacción. No se debe esperar a que el problema ya haya generado retrasos o costos adicionales, ya que en ese momento es demasiado tarde.

Este enfoque preventivo es importante porque permite la realización de reuniones de reducción de riesgos. Ambas partes analizan opciones de mitigación, como cambios de diseño, reprogramación de trabajos o reasignación de presupuesto.

Esta colaboración abierta ayuda a evitar que los riesgos se conviertan en eventos compensables o disputas.

¿Cómo se aplican las alertas tempranas?

Los contratos NEC establecen un proceso específico para la emisión de alertas tempranas. Es importante que todas las partes cumplan los plazos y procedimientos.

Paso 1: Identificación del riesgo

Cualquiera de las partes debe emitir una alerta temprana tan pronto como tenga conocimiento de un asunto que pueda afectar el costo, el plazo o el desempeño del proyecto. Esto requiere un seguimiento constante del proyecto para identificar los riesgos de forma temprana.

Paso 2: Notificación por escrito

La alerta temprana debe emitirse por escrito, generalmente a través del sistema de comunicaciones del contratista o de un software de gestión contractual como Sypro. Debe incluir:

• Una descripción clara del problema potencial
• El impacto estimado en plazo, costo o calidad
• Acciones sugeridas y posibles soluciones
• La fecha en que se identificó el riesgo

Paso 3: Incorporación al Registro de Alertas Tempranas

Una vez que la alerta temprana sea emitida, el Gerente de Proyecto la incorpora en el Registro de Alertas Tempranas (denominado anteriormente Registro de Riesgos en NEC3). Este registro contiene los detalles de la notificación, los responsables y el seguimiento de las acciones.

Paso 4: Reunión de reducción de riesgos

Cualquiera de las partes puede solicitar una reunión de reducción de riesgos, en la cual se analizan las alternativas para evitar o minimizar el impacto del riesgo. Estas reuniones pueden programarse periódicamente o convocarse cuando exista urgencia. Las acciones acordadas se documentan, se asignan responsables y se actualizan en el registro.

Paso 5: Seguimiento y actualización

La alerta temprana permanece en el registro hasta que el riesgo se resuelva o deje de ser relevante. Las actualizaciones se revisan en reuniones posteriores, manteniendo el proceso transparente y dinámico.

¿Cómo se relacionan las alertas tempranas con los eventos compensables?

El objetivo principal de las alertas tempranas es identificar y gestionar los riesgos antes de que se agraven y afecten al proyecto. Los eventos compensables tratan sobre riesgos ya previstos contractualmente, como cambios en el alcance o condiciones climáticas adversas no previstas.

Un riesgo identificado como evento compensable puede ser emitido como alerta temprana. De hecho, si un evento compensable ocurre sin haber sido notificado mediante una alerta temprana, el derecho del contratista a un ajuste de plazo o costo puede reducirse o incluso eliminarse.

Los contratos NEC están diseñados para que los sistemas de alertas tempranas y eventos compensables funcionen de manera integrada. Cuando los eventos compensables se identifican y notifican con anticipación, su impacto potencial en el proyecto puede reducirse significativamente.

Conclusión

El sistema de alertas tempranas es un componente central del conjunto de contratos NEC. Comprender su funcionamiento y seguir rigurosamente los procedimientos es clave para que el proyecto se ejecute de la manera más fluida posible.

El uso de software de gestión contractual como Sypro facilita el seguimiento y la administración de las alertas tempranas y del registro correspondiente. Permite almacenar y acceder de forma rápida y eficiente a toda la información del proyecto, además de contar con un proceso integrado para la emisión de alertas tempranas.