Gestión de contratos de construcción en la era digital: mas allá de Excel
El cambio digital
Excel suele ser el punto de partida habitual para la gestión de contratos de construcción. Es una herramienta conocida, accesible y fácil de implementar. Sin embargo, a medida que los proyectos crecen en tamaño y complejidad, las hojas de cálculo pueden volverse rápidamente difíciles de controlar, mantener y escalar.
Los sistemas modernos de gestión de contratos digitales, en cambio, están diseñados para apoyar a equipos que trabajan en múltiples proyectos, con diversos interesados y bajo presiones comerciales. Estos sistemas proporcionan estructura, visibilidad e información en tiempo real, ayudando a los contratistas a gestionar el riesgo, proteger el margen y mantener el control durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Cumplimiento contractual mediante la estandarización
La gestión de un contrato de construcción requiere un estricto cumplimiento de sus notificaciones y plazos definidos. Aunque Excel ofrece flexibilidad, esa misma libertad genera variabilidad, dejando los procesos dependientes del seguimiento manual y la disciplina individual.
Los sistemas digitales de gestión de contratos incorporan estos mecanismos en flujos de trabajo estructurados, guiando a los equipos en cada etapa. Por ejemplo, los eventos de compensación en contratos NEC implican múltiples variaciones y un plazo de tres semanas para la presentación de cotizaciones. Un sistema digital garantiza que las responsabilidades sean claras, los plazos visibles y los procesos consistentes, reduciendo el riesgo y mejorando el control general.
“El software de gestión de contratos se ha construido en torno a los contratos, Excel no.”
Reducción del riesgo mediante el cumplimiento
Una de las principales razones para adoptar un software de gestión de contratos es el cumplimiento normativo. Los plazos incumplidos pueden dar lugar a disputas y contratos no conformes, riesgos que una solución digital puede eliminar. A diferencia de Excel, este tipo de software ofrece alertas automáticas para fechas clave, reduciendo la posibilidad de omitir presentaciones o pagos.
Depender de comunicaciones dispersas como el correo electrónico o WhatsApp puede generar problemas de cumplimiento, ya que los tribunales pueden considerar mensajes informales como acuerdos vinculantes. Una herramienta basada en la web centraliza todas las comunicaciones y actualizaciones del contrato, creando un registro de auditoría claro y una supervisión de cumplimiento más sólida.
Eliminación de errores manuales
El uso de Excel implica empezar desde cero y crear manualmente contratos, cláusulas y flujos de trabajo. Todo, desde el seguimiento de plazos hasta la asignación de tareas, debe hacerse de forma manual, lo que consume tiempo y es propenso a errores. Las verificaciones de cumplimiento suelen realizarse de forma retrospectiva, dejando a la empresa expuesta a posibles riesgos legales.
El software de gestión de contratos automatiza estos procesos, guiando a los usuarios a través de flujos de trabajo y asegurando que cada tarea se complete a tiempo. También elimina conflictos de versiones entre hojas de cálculo de cliente y contratista, centralizando todos los documentos y actualizaciones en un único sistema. Esto reduce errores, mantiene a todos alineados y proporciona un registro de auditoría mucho más sólido y un mayor cumplimiento.
“Para la administración de proyectos, usar Excel es similar a escribir un diario.”
Transparencia integrada
En un documento compartido de Excel o Google, los cambios pueden sobrescribirse. Todo lo que se realiza en una solución digital queda registrado con marca de tiempo; se puede consultar y saber quién hizo qué acción y cuándo. Si además se elimina algo por error, es posible que no se detecte en Excel. Con un software, si algo se introduce incorrectamente, puede corregirse dentro del sistema y conforme al estándar del contrato, no dependiendo de cómo cada persona quiera interpretarlo.
Si un proyecto termina en disputa, la dependencia de herramientas como Excel no es válida desde un punto de vista legal, ya que puede ser sobrescrito. Un software de gestión de contratos puede demostrar esto rápidamente como parte de una oferta. Un registro de auditoría individual dentro del sistema, que muestra con precisión la hora, minuto y segundo de cada acción realizada por rol en el contrato, tiene validez legal y es excelente para el cumplimiento normativo.
Un solo equipo, un solo sistema
Cuanta mayor colaboración haya en un proyecto, mejor funciona. Si todos saben cuál es su posición, entienden qué acciones deben realizar, eliminando retrasos. Las herramientas digitales reúnen a todas las partes en un mismo entorno. Un contrato es un proceso con múltiples participantes, por lo que muchas personas necesitan acceso a la herramienta.
Si las personas trabajan sobre una única hoja de Excel, existe el riesgo de que los datos se sobrescriban. Esto puede provocar errores al introducir información y hacer que los contratistas omitan pasos importantes en las primeras fases del flujo de trabajo relacionadas con los eventos de compensación. No seguir los flujos establecidos por el contratista aumenta el riesgo de errores.
“Una oferta de un contratista no requiere solo una persona, por lo que el software que utilizas tampoco debería hacerlo.”
Protección de sus proyectos
Contar con todos los flujos de trabajo integrados en un sistema digital garantiza que todos los procesos y la administración de un proyecto se registren y gestionen correctamente. A lo largo de la duración de un proyecto pueden surgir muchas situaciones diferentes. En los contratos NEC, la carga administrativa es elevada para asegurar la equidad entre todas las partes. Omitir pasos en este proceso puede tener consecuencias más adelante.
Una de las principales causas de eventos de compensación es el cambio de alcance por parte del cliente. Los clientes suelen proporcionar un alcance detallado al inicio de un proyecto. Sin embargo, a medida que el proyecto avanza, pueden surgir cambios en sus necesidades o requisitos, y en ocasiones algunos detalles pueden perderse en la traducción durante la fase de ejecución. Sin el uso adecuado del contrato mediante un software, se puede entrar en una zona gris que nadie desea en la gestión contractual.
Resumen de flujos de trabajo digitales
Excel puede ser útil para la elaboración de informes, pero exportar y gestionar datos a diario es un proceso que consume tiempo y es propenso a errores. El software de gestión de contratos automatiza la generación de informes, proporcionando reportes precisos y personalizados directamente desde el sistema, lo que ahorra un valioso tiempo administrativo.
Las hojas de cálculo pueden ser difíciles de interpretar, especialmente cuando han sido creadas por otra persona, lo que aumenta la probabilidad de errores. El software elimina este riesgo al generar informes directamente a partir de datos en tiempo real, configurables según sus necesidades. Con la automatización encargándose del trabajo manual, cada proyecto se vuelve más fácil de gestionar, aportando más tiempo y confianza.
“Se puede administrar un contrato a través de Excel, pero ¿cuánto tiempo y esfuerzo implica realmente?”
Nos encantaría apoyarle en su próximo proyecto
Reserve una demostración gratuita
