La lista de verificación NEC4 ECC esencial para Gerentes de Proyecto

Gestionar un contrato NEC4: Contrato de Ingeniería y Construcción puede puede parecerse a mantener un auto de alto rendimiento. Cuando todo funciona bien – con revisiones periódicas, las luces del tablero controladas y los problemas atendidos a tiempo – marcha a la perfección.

Sin embargo, si se omiten algunos pasos críticos, pequeños problemas pueden escalar rápidamente. Saltarse un mantenimiento, ignorar una luz de advertencia o usar el combustible equivocado puede provocar fallas, reparaciones costosas o incluso a una pérdida total.

El contrato NEC4 ECC no es diferente. Sin una gestión contractual proactiva y diligente, los equipos de proyectos se exponen a consecuencias graves. Hemos creado una lista de verificación práctica para ayudar a gerentes de proyecto, administradores contractuales y equipos de obra, ayudándoles a cumplir con sus responsabilidades a lo largo del ciclo de vida del contrato, reduciendo el riesgo de interrupciones y asegurando que todo funcione con eficiencia.

Por qué es importante la administración de contratos

En nuestro reciente webinario en Knowledge Hub, el Dr. Stuart Kings, redactor de NEC4 y coautor de NEC 3 /4 Practical Solutions reafirmó lo importante que es contar con una gestión de contratos sólida. Advirtió que no seguir las directrices de NEC puede tener consecuencias reales, como retrasos en los pagos, y en algunos casos, terminación de las obligaciones del contratista.

Según el informe anual más reciente del King’s College London, el 50% de todas las disputas de construcción se deben a una mala administración contractual. Esta lista de verificación ofrece una forma sencilla y estructurada de cumplir con las obligaciones NEC4, mejorar el cumplimiento y la colaboración y reducir los riesgos en cada fase del proyecto.

Aquí, el Dr. Stuart Kings destaca las acciones clave de la lista de verificación para asegurar que su equipo evite impactos y disputas costosos.

Uso del sistema de comunicación correcto

La cláusula 13.1 establece claramente que todas las comunicaciones exigidas por el contrato deben estar en un formato que pueda leerse, copiarse y registrarse. Ya sea un email, WhatsApp, Excel o una plataforma en línea como Sypro. La clausula 13.2 va un paso más allá al requerir que los equipos utilicen el sistema de comunicación establecido en el ‘Alcance’.

Así que, si el contrato especifica Sypro, por ejemplo, un email por sí solo no se considerará como comunicación válida, y lo que está en ese email no tiene valor contractual.

Aquí es donde plataformas digitales como la nuestra pueden tener un impacto enorme. Con mensajes con sello de tiempo, paneles de control específicos por rol y registros de auditoría integrados, estos sistemas facilitan mantener la claridad entre los miembros del equipo y proporcionar evidencia confiable en caso de que surja una disputa.

La gestión de alertas tempranas y registros de riesgo

La cláusula 15.2 establece las bases para una gestión proactiva del riesgo. El Gerente del Proyecto debe preparar y emitir el primer registro de alertas tempranas dentro de una semana desde la fecha de inicio y instruir al contratista para que asista a una reunión de alerta temprana dentro de dos semanas. Estas reuniones, que pueden realizarse en línea o de forma presencial, ofrecen una oportunidad valiosa para identificar y discutir riesgos potenciales a tiempo, antes de que se conviertan en problemas mayores

Usado bien, también pueden ser una oportunidad para revisar nuestro Checklist NEC4 ECC e identificar áreas donde se requiere mayor diligencia o colaboración.

Aprobación de subcontratistas y validaciones de terceros

La cláusula 26.2 plantea un requisito claro que el contratista debe obtener la aprobación del ‘Gerente de Proyecto’ antes de designar a cualquier subcontratista. Este paso es especialmente importante cuando están en juego aspectos como la competencia técnica, la seguridad o la sensibilidad del sitio (por ejemplo, en proyectos del Ministerio de Defensa (MOD) o en escuelas). Los contratistas deben planificar con anticipación y considerar tiempo suficiente en sus programas para la aprobación temprana de subcontratistas, especialmente para obras críticas como trabajo preliminario o paquetes especializados.

La cláusula 27.1 refuerza la necesidad de una coordinación de diseño rigurosa al exigir que los contratistas obtengan aprobaciones de diseño por parte de terceros relevantes, como Network Rail o el Departamento de Educación. Esto subraya la importancia de una transición fluida entre el equipo de licitación y el de ejecución, asegurando que no se pierda información clave durante la etapa de movilización.

Entregas de pronósticos, programas y procedimientos de pago

La Cláusula 20.4, aplicable bajo ‘Opción C’ requiere que los contratistas presenten pronósticos regulares del ‘Costo Definido’, junto con explicaciones de cualquier cambio. Esto respalda la transparencia de los costos y ayuda a mitigar el riesgo de disputas financieras en el futuro.

La Cláusula 31.2 detalla los requisitos para la entrega del programa. Estos incluyen fechas de inicio, fechas clave, metas de culminación, holguras, márgenes por riesgo de tiempo y vínculos con el ‘Alcance’. Los contratistas deben ser rigurosos con sus presentaciones, mientras que los ‘Gerentes de Proyecto’ deben apoyarlos en la creación de programas colaborativos y precisos que reflejen el progreso del proyecto en tiempo real.

La Cláusula 50.1 se refiere a la evaluación de los pagos y establece las reglas sobre cuándo y cómo el ‘Gerente de Proyecto’ debe calcular el monto adeudado. La primera fecha de evaluación debe fijarse dentro del intervalo de evaluación posterior a la fecha del inicio del contrato, con evaluaciones adicionales siguiendo al final de cada intervalo. Una comunicación fluida entre los ‘Gerentes de Proyecto’ y los equipose financieros es clave para asegurar que el proceso de pago se mantenga en curso.

La Cláusula 53.2 introduce un cambio significativo respecto al NEC3. Si un contratista no entrega una solicitud de pago, o si el monto adeudado resulta ser cero o negativo, en resumen: no se le pagará. Mientras el NEC no exige una factura, muchos clientes y equipos financieros tienen expectativas de recibir una, e incluso pueden formalizar esto con una cláusula Z. Por ello, es fundamental que tanto los contratistas como los clientes entiendan y sigan el procedimiento adecuado.

La evaluación final debe realizarse dentro de 4 semanas siguientes a la emisión del ‘Certificado de Defectos’ o 13 semanas después del ‘Certificado de Terminación’. Dado que esto suele ocurrir mucho tiempo después de la culminación práctica – cuando los equipos originales pueden ya haber avanzado a otros proyectos- es fundamental contar con transiciones internas sólidas y recordatorios claros en la agenda. Sypro puede apoyar con este proceso automatizando alertas y asegurando que no se pierdan plazos importantes.

Entendiendo las opciones secundarias y las cláusulas Z

Varias opciones secundarias en NEC4 pueden introducir requisitos adicionales que los equipos de proyecto deben tener en cuenta. Por ejemplo, la cláusula X4 exige que se entregue una ‘Garantía de la Sociedad Matriz’ dentro de 4 semanas desde la firma del contrato; el incumplimiento de esta obligación otorga al cliente el derecho de terminar el contrato bajo la cláusula 91.2.

La cláusula 12 se enfoca en la colaboración de múltiples partes, promoviendo la elaboración de informes periódicos y la participación proactiva de los stakeholders. Las cláusulas X13 y X14 abordan protecciones financieras, exigiendo una ‘Fianza de Culminación’ y ‘Garantía de Pago Anticipado’ respectivamente antes de que se puedan realizar ciertos pagos.

La cláusula X21 introduce consideraciones del costo del ciclo de vida, mientras que la cláusula X29 promueve el establecimiento y monitoreo de indicadores clave de desempeño (KPIs) vinculados al cambio climático a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Cada cláusula introduce obligaciones que deben ser incorporadas desde las etapas iniciales de planificación para garantizar el cumplimiento.

Las cláusulas Z, que modifican los términos estandardizados del NEC, deben ser revisadas con precaución. Estas adiciones personalizadas pueden alterar significativamente los perfiles de riesgo, por lo que las revisiones periódicas y talleres colaborativos entre equipos ayudan garantizar que estas cláusulas se comprendan en su totalidad y se integren en los planes de ejecución.

Apoyando el cumplimiento mediante sistemas digitales

Plataformas como Sypro hacen mucho más que simplemente marcar casillas: mejoran activamente el cumplimiento de contratos y la colaboración. Con funciones como alertas automatizadas, paneles de control con codificación por colores para rastrear actividades y destacar tareas pendientes, y vistas según roles, Sypro ayuda a los equipos a mantenerse organizados e informados en cada fase del proyecto.

Con visibilidad total sobre eventos compensables, carga de documentos, pronósticos de costos y comunicaciones, Sypro crea una fuente única de información confiable para todo el equipo del proyecto, lo que ayuda a reducir el riesgo de disputas y aumenta la probabilidad de resultados exitosos.

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Mantenga el control de su contrato, asegure una comunicación clara y evite disputas costosas. Descargue nuestro Checklist NEC4 ECC hoy y asegúrese de que su proyecto esté encaminado hacia el éxito. Para una explicación más detallada de cada clausula mencionada anteriormente, vea nuestro seminario web con el Dr. Stuart Kings.

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