Ninguna de las partes inicia un contrato con la intención de que termine en una disputa. Enfrentar una disputa contractual puede ser una experiencia riesgosa, costosa y que consume mucho tiempo; y, en el peor de los casos, puede dañar irreparablemente las relaciones laborales.
Nuestra reciente Clínica NEC con el Dr. Stuart Kings desglosó las mejores prácticas para evitar que surjan disputas, así como la manera de gestionarlas en caso de que ocurran.
La prevención es la mejor solución, y para evitar disputas, hay tres aspectos clave que se deben considerar.
Hacer lo correcto
Esto no solo se trata de actuar de manera virtuosa y en el mejor interés del proyecto o del cliente; se trata de hacer todo correctamente desde el inicio al configurar el contrato para fomentar los mayores niveles de eficiencia y éxito.
Puede parecer sentido común, pero existen muchas consideraciones al crear la base de un contrato, en particular cuando es necesario modificarlo para adaptarlo a situaciones específicas. Hacerlo correctamente es el primer paso para lograr el éxito y una medida de protección fundamental conforme avanza el proyecto. Todo debe estar bien cubierto para que haya claridad total en todo el equipo del proyecto.
El NEC es muy claro en cuanto a procedimientos y plazos, mientras que otros tipos de contratos pueden ser un poco más flexibles. Es como comparar conducir un coche estándar con un coche de Fórmula 1. El contrato NEC debe configurarse y utilizarse de una manera específica, al igual que un coche de Fórmula 1, al que no se puede simplemente subirse y empezar a manejar.
Esto puede sonar como una tarea complicada y potencialmente abrumadora, especialmente considerando su importancia. Sin embargo, no tiene que ser así. Hemos desarrollado una lista de verificación ECC4 específicamente para ayudarle a navegar la configuración de un contrato. Esta lista de verificación resume las cláusulas, responsabilidades y acciones clave: ayudándole a crear un esquema completo y un camino claro para establecer su contrato correctamente. Esto asegura que no se omitan pasos que podrían resultar en, o complicar, una posible disputa en el futuro.
Gestión de relaciones
Gran parte de la industria de la construcción depende de las relaciones y de gestionar diferentes personalidades, y esto juega un papel crucial para evitar o gestionar disputas.
La realidad es que las relaciones históricas y las personalidades afectan la toma de decisiones y los prejuicios. Si un interesado clave está decidido a seguir con una disputa, no es probable que cambie su decisión, precisamente por esa razón es tan importante invertir tiempo en construir y gestionar relaciones a lo largo del equipo del proyecto.
Algunos de los proyectos más efectivos son los que incorporan capacitación conjunta sobre los detalles del contrato desde el principio. Esto asegura que el contratista, el cliente y los consultores tengan una comprensión detallada y compartida, en particular, de los elementos específicos del proyecto, incluso modificaciones al contrato.
Esto se traduce en una gestión efectiva a lo largo del contrato. Los equipos más proactivos y colaborativos tienen mayores probabilidades de éxito, lo que ayuda nuevamente a protegerse contra resultados no deseados. Son estos equipos los que organizan reuniones con las personas adecuadas en el momento adecuado, permitiéndoles identificar tendencias y comprender las causas principales de cualquier evento compensable o problema, lo que ayuda a aumentar la comprensión de dónde ocurren los riesgos potenciales en el futuro.
Al considerar las estadísticas sobre la adjudicación de disputas en la construcción, que indican que el 48% de las disputas resultan de una ‘falta de competencia de los participantes del proyecto’, es fácil entender lo beneficioso que podría ser dicha capacitación y cómo un mayor entendimiento puede reducir el nivel de disputas en el sector.
Comprensión de las áreas clave donde pueden surgir una disputa
Si conoce cuáles son las áreas típicas de disputas, estará un paso adelante en prevención al saber qué debes vigilar. En general, las disputas se centran alrededor de problemas de tiempo o dinero, pero observar y aprender de las alertas tempranas y las tendencias a lo largo de cada proyecto no solo ayuda a mejorar la evitación de riesgos en ese contrato en particular, sino también en proyectos similares en el futuro, ya sea debido al tipo de proyecto o la composición del equipo de trabajo.
La colaboración sigue siendo clave, y una señal reveladora de un riesgo de una disputa es cuando el Cronograma no es aceptado. Esto puede corregirse reuniendo a las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto en el momento adecuado para revisar los elementos críticos, ya sea:
• Revisar el Cronograma antes de entregarlo para aumentar la probabilidad de aceptación
• Revisar los eventos compensables en conjunto, incluyendo una discusión sobre las suposiciones del Gerente del Proyecto, los impactos en el tiempo y en el costo, y cómo asegurar el mejor valor para el cliente
Los profesionales de la construcción deben trabajar colaborativamente en el interés del proyecto y el cliente.
Soluciones digitales
Con reuniones periódicas sobre el proyecto y una herramienta centralizada como Sypro, los equipos pueden optimizar por completo sus procesos. Esto no solo reduce la carga administrativa y el tiempo dedicado, sino también los protege frente a disputas innecesarias que pueden surgir de una mala gestión de contratos.
Dentro de Sypro, nuestro sistema identifica las acciones y responsabilidades, permitiendo a los usuarios organizar esas tareas de varias maneras, pudiendo destacar sus propias acciones, o las de su equipo. Todo esto se representa en un sistema simple de colores: rojo, ámbar y verde, lo que permite a los usuarios ver sus tareas diarias de forma rápida y sencilla.
Vale destacar la Cláusula 13.2, que fue modificada bajo NEC4 para reflejar el uso de software colaborativo como el nuestro en Sypro. La cláusula especifica que “si el Alcance especifica el uso de un sistema de comunicación, una comunicación surte efecto cuando se comunique a través del sistema de comunicación especificado en el Alcance.”
En términos simples, esto significa que si un sistema está nombrado en el Alcance del contrato, los equipos del proyecto deben asegurarse de que todas las comunicaciones sean a través de él. Cualquier comunicación como correo electrónico, mensajes por WhatsApp o Teams no se consideraría registrada en este caso, lo que podría generar problemas que se conviertan en una disputa o compliquen su resolución.
Puede volver a ver la sesión en la que el Dr. Stuart Kings repasa estos consejos para evitar disputas, además de cómo gestionar el proceso si surgen.
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