Ninguna parte tiene la intención de que su contrato termine en una disputa. Llegar a una disputa debido a un contrato puede ser riesgoso, consumir mucho tiempo y una experiencia costosa; lo peor es que puede dañar irreparablemente a relaciones laborales.
Nuestro reciente Clínica de NEC con el Dr. Stuart Kings desglosó las mejores prácticas para evitar que surjan disputas, así como la manera de gestionarlas en el caso de que ocurran.
La prevención es la mejor solución, y para evitar disputas, hay tres aspectos clave a considerar.
Hacer lo correcto
Esto no solo se trata de actuar de manera virtuosa y en el mejor interés del proyecto o del cliente; se trata de hacer todo correctamente al configurar el contrato para fomentar los mayores niveles de eficiencia y éxito.
Puede parecer sentido común, pero existen muchas consideraciones al crear la base de un contrato, en particular cuando es necesario modificarlo para adaptarlo a situaciones específicas. Hacerlo correctamente es el primer paso para lograr éxito y una medida de protección enorme a mientras que avanza el proyecto. Todo debe ser cubierto efectivamente, para que hay claridad completa para todo el equipo de proyecto.
El NEC está muy claro en cuanto a los procedimientos y los plazos, mientras otros tipos de contratos pueden ser un poco más flexibles. Es como comparar conducir un coche estándar con un coche de Fórmula 1. El contrato NEC debe configurarse y utilizarse de una manera específica, al igual que el coche de Fórmula 1, que no puedes simplemente subirse y empezar a conducir.
Esto puede sonar como una tarea complicada y potencialmente abrumadora, especialmente considerando su importancia. Sin embargo, no necesita ser así. Hemos desarrollado una Lista de Verificación ECC4 específicamente para ayudar navegar la configuración de un contrato. Esta lista de verificación resume las cláusulas, responsabilidades y acciones pendientes: ayudándole a crear un resumen completo y un camino claro para establecer su contrato correctamente. Esto asegura que no se omitan pasos, lo que podría resultar en o complicar una disputa potencial en el futuro.
Gestión de relaciones
Mucho de la industria de la construcción depende de las relaciones y de gestionar diferentes personalidades, y esto juega un papel crucial en la evitar o gestionar disputas.
La realidad es que las relaciones históricas y personalidad afectarán la toma de decisiones e inclinación. Si un interesado clave esta decidió a seguir con una disputa, no es probable que cambie su decisión, por precisamente esa razón es tan importante invertir tiempo en construir y gestionar relaciones a lo largo del equipo del proyecto.
Algunos de los proyectos más efectivos son los que incorporan capacitación conjunta sobre los detalles del contrato desde el principio. Esto asegura que el contratista, el cliente y los consultores tengan una comprensión detallada y compartida, en particular, de los elementos específicos del proyecto, incluso modificaciones al contrato.
Esto se traduce en una gestión efectiva a lo largo del contrato. Los equipos más proactivos y colaborativos tienen mayores probabilidades de éxito, lo que ayuda de nuevo protegerse contra resultados no deseados. Son estos equipos que organizan las reuniones con las personas adecuadas en el momento adecuado, permitiéndoles identificar tendencias y comprender las causas principales de cualquier evento compensable o problema, de los cuales ayuda crecer la comprensión de donde ocurren los riesgos potenciales en el futuro.
Al considerar las estadísticas sobre la adjudicación de disputas en la construcción, citan que el 48% de las disputas resultan de una ‘falta de competencia de los participantes del proyecto’, es fácil entender lo beneficioso que podría ser dicha capacitación y un mayor entendimiento puede reducir el nivel de disputas en el sector.
Comprensión de las áreas clave donde pueden surgir una disputa
Si conoces cuáles son las áreas típicas de disputas, estarás un paso en frente en prevención al saber qué debes vigilar. En general, las disputas se centran alrededor de problemas de tiempo o dinero, pero observar y aprender de las alertas tempranas y las tendencias a lo largo de cada proyecto no solo ayuda a mejorar la evitación de riesgos en ese contrato en particular, sino también en proyectos similares en el futuro, ya sea debido al tipo de proyecto o la composición del equipo de trabajo.
La colaboración sigue siendo clave, y una señal reveladora de un riesgo de una disputa es cuando el Cronograma no es aceptado. Esto puede corregirse reuniendo a las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto en el momento adecuado para revisar los elementos críticos, ya sea:
• Revisar la Cronograma antes de entregarlo para aumentar la probabilidad de aceptación
• Revisar los eventos compensables en conjunto, incluyendo una discusión sobre las suposiciones del Gerente del Proyecto, los impactos en el tiempo y en el costo, y como asegurar el mejor valor para el cliente
Los profesionales de la construcción deben trabajar colaborativamente en el interés del proyecto y el cliente.
Soluciones digitales
Con reuniones regulares sobre el proyecto y una herramienta centralizada como Sypro, los equipos pueden agilizar completamente sus procesos. No solo se reduce la carga administrativa y de tiempo, sino también le protege contra disputas innecesarias que pueden surgir de una mala gestión de contratos.
Dentro de Sypro, nuestro sistema identifica las acciones y responsabilidades, permitiendo a los usuarios organizar esas tareas de varias maneras, pudiendo destacar sus propias acciones, o los de su equipo. Todo esto se representa en un sistema simple de colores: rojo, ámbar y verde, lo que permite a los usuarios ver sus tareas de manera rápida y eficiente cada día.
Vale destacar la Clausula 13.2, que fue modificado bajo NEC4 para reflejar el uso del software colaborativo como el nuestro en Sypro. La cláusula especifica que “si el Alcance especifica el uso de un sistema de comunicación, una comunicación surte efecto cuando se comunique a través del sistema de comunicación especificado en el Alcance.”
En términos simples, esto significa que si un sistema está nombrado en el Alcance del contrato, los equipos de proyecto deben asegurarse de que todas las comunicaciones sean a través de él. Cualquier comunicación como email, mensajes WhatsApp o Teams no se consideraría registrada en este caso, lo que podría generar problemas que se conviertan en una disputa o compliquen su resolución.
Puede volver a ver la sesión en la que el Dr. Stuart Kings repasa estos consejos para evitar disputas, además de cómo gestionar el proceso si surgen.
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