Eventos compensables en los contratos de construcción NEC4

Los eventos compensables son un proceso fundamental dentro de la familia de contratos NEC (New Engineering Contract). Permiten realizar ajustes en el precio y en el plazo en respuesta a eventos previamente definidos y a cambios en el proyecto.

La idea es que tanto los intereses del Contratista como los del Cliente queden protegidos. El proceso justo y transparente que rodea a los eventos compensables fomenta el trabajo colaborativo, que es uno de los principios centrales de los contratos NEC.

Los eventos compensables son propios de la familia NEC. Existen cláusulas similares en los contratos JCT y FIDIC, pero funcionan de manera ligeramente diferente.

¿Qué son los eventos compensables en los contratos NEC?

Los eventos compensables son situaciones específicas establecidas en el contrato que pueden afectar el plazo y el costo del proyecto. Normalmente no se basan en culpa del Contratista. Pueden derivarse de actuaciones del Cliente, aunque no necesariamente. También pueden activarse por circunstancias ajenas a ambas partes, como condiciones climáticas imprevistas o condiciones del sitio inesperadas.

Los eventos compensables establecidos variarán según el proyecto, pero algunos ejemplos incluyen:

Eventos compensables atribuibles al Cliente

• Cambios en el alcance del proyecto durante su ejecución
• Falta de acceso al sitio en la fecha prevista
• Falta de suministro de información necesaria por parte del Cliente

Eventos compensables neutrales

• Descubrimiento de objetos valiosos o históricos en el sitio
• Condiciones climáticas imprevistas
• Cambios en la ley que afectan la ejecución de los trabajos

Durante el proyecto, tanto el Contratista como el Gerente del Proyecto pueden notificar un evento compensable. El contrato establece plazos y procedimientos estrictos que deben cumplirse.

Por lo general, el Contratista debe notificar al Gerente del Proyecto dentro de las ocho semanas desde que tuvo conocimiento del evento. Si la notificación se realiza fuera de plazo, el derecho a recibir compensación económica o extensión de plazo puede perderse, salvo que se trate de un evento que el Gerente de Proyecto debía haber notificado.

Una vez notificado el evento, el Contratista presenta una cotización que refleja el impacto en el costo y/o en el plazo. El Gerente del Proyecto evalúa la cotización y puede aceptarla o negociar ajustes.

Una vez acordados los cambios, la compensación se formaliza y se realizan los ajustes correspondientes.

Los pagos derivados de eventos compensables se basan en el costo definido (calculado sobre una proyección del impacto en el proyecto y el contrato). Este método desglosa el costo real del trabajo adicional antes de aplicar el margen de beneficio, y posteriormente añade el porcentaje correspondiente.

Esto significa que el Contratista recibe un pago justo y transparente por el trabajo adicional, y el Cliente puede ver con claridad cómo se ha generado el costo.

¿Cuáles son los beneficios de los eventos compensables en los proyectos de construcción?

Siempre que se utilicen correctamente, los eventos compensables ofrecen importantes ventajas. Pueden reducir significativamente el riesgo tanto para el Contratista como para el Cliente, además de fomentar la colaboración.

Gestión activa del riesgo

Los eventos compensables fomentan que el Contratista identifique y gestione de forma proactiva los cambios que puedan afectar la finalización del proyecto. Al detectar los eventos de manera temprana y resolverlos de forma colaborativa, es más probable que los proyectos se completen con éxito y a tiempo.

Claridad y transparencia

Al definir de manera específica los eventos compensables, el contrato establece claramente cuándo el Contratista tiene derecho a tiempo o dinero adicional. Esto reduce la ambigüedad y las disputas en comparación con los contratos tradicionales.

Toma de decisiones en tiempo real

Los eventos compensables permiten que cualquier ajuste en tiempo o dinero se acuerde durante la ejecución del proyecto. Esto proporciona a ambas partes un mayor control sobre la planificación y la gestión presupuestaria.

Menos disputas al final del proyecto

Dado que los eventos se resuelven financieramente a medida que ocurren, es mucho menos probable que surjan disputas sobre pagos una vez finalizado el proyecto.

Mayor previsibilidad en costos y plazos

El uso del método basado en costo definido facilita la planificación y el ajuste ante cambios. Esto ofrece al Cliente una mayor visibilidad de los costos y permite al Contratista planificar con mayor precisión.

¿Cuáles son los posibles desafíos de los eventos compensables?

Aunque los eventos compensables ofrecen importantes beneficios, también presentan algunos riesgos, especialmente si no se siguen rigurosamente los procedimientos establecidos en el contrato.

Plazos estrictos

Los contratos NEC establecen límites de tiempo estrictos para la notificación de eventos compensables. El Contratista puede perder su derecho a compensación si no cumple con estos plazos. Cuando los eventos se desarrollan de manera gradual o no son evidentes de inmediato, estos límites pueden resultar especialmente exigentes.

Carga administrativa compleja

Los requisitos procedimentales – incluyendo notificaciones, cotizaciones, actualizaciones del programa y evaluaciones – exigen una gestión contractual sólida y un control documental riguroso. Una documentación deficiente o comunicaciones omitidas pueden dar lugar fácilmente a la pérdida de derechos. El uso de software de gestión contractual como Sypro puede ser de gran ayuda en este aspecto.

Dependencia de proyecciones

Las evaluaciones de los eventos compensables se basan en costos previstos y no en costos reales. Esto puede generar disputas si alguna de las partes considera que las proyecciones son exageradas o poco realistas.

Riesgo de retrasos por desacuerdos

Si el Gerente del Proyecto y el Contratista no logran acordar la cotización, el evento compensable puede quedar bloqueado en el proceso. Esto puede generar tensiones entre las partes y provocar dificultades financieras para el Contratista.

¿Cómo se aplican los eventos compensables?

Ya mencionamos anteriormente el proceso general para aplicar un evento compensable. A continuación, analizamos cada etapa con mayor detalle.

Paso 1: Notificación

Tanto el Contratista como el Gerente del Proyecto pueden notificar un evento compensable. Si el Gerente del Proyecto identifica el evento, lo notifica al Contratista y, por lo general, le instruye a preparar una cotización.

Si el Contratista identifica el evento, debe notificarlo al Gerente del Proyecto dentro de las ocho semanas desde que tuvo conocimiento del mismo. Además, debe indicar qué evento compensable específico está invocando conforme al contrato.

Independientemente de quién identifique el evento, la notificación debe incluir una descripción clara del hecho y de su causa.

Paso 2: Decisión del Gerente del Proyecto

Dentro de una semana desde la recepción de la notificación del Contratista, el Gerente del Proyecto debe responder indicando si acepta o no que se trate de un evento compensable. Puede rechazarlo si el Contratista es responsable del hecho, no existe impacto en tiempo o costo, o el evento no está contemplado en la lista contractual de eventos compensables.

Paso 3: Presentación de la cotización

Si el evento compensable es aceptado por el Gerente del Proyecto, el Contratista dispone de hasta tres semanas (prorrogables por acuerdo) para presentar su cotización. Esta debe incluir, los cambios previstos en el costo definido y el impacto en la Fecha de Culminación.

La cotización se prepara tomando como referencia la fecha de corte, que corresponde a la fecha de notificación. Esto permite separar los costos ya incurridos de los costos futuros.

Paso 4: Evaluación del Director del Proyecto

A continuación, el Gerente del Proyecto dispone de dos semanas (salvo acuerdo distinto) para responder a la cotización. Puede aceptarla tal como está, rechazarla indicando los motivos, o emitir su propia evaluación alternativa del impacto en tiempo y costo.

Su evaluación debe ser razonable y ajustarse a los procedimientos establecidos en el contrato.

Paso 5: Implementation

El evento compensable se implementa cuando el Gerente del Proyecto acepta la cotización del Contratista, el Gerente del Proyecto notifica su propia evaluación, o la cotización del Contratista se considera aceptada automáticamente por falta de respuesta dentro del plazo contractual.

Una vez implementado, los ajustes de precio y plazo derivados del evento compensable son definitivos, salvo que sean impugnados mediante el mecanismo de resolución de disputas.

¿Cómo se relacionan los eventos compensables con las alertas tempranas?

Las alertas tempranas constituyen un sistema proactivo de gestión de riesgos mediante el cual el Contratista o el Cliente notifican posibles problemas inesperados antes de que comiencen a afectar el proyecto.

Los asuntos planteados como alertas tempranas pueden convertirse en eventos compensables si corresponden a los eventos definidos en el contrato. Si ocurre un evento compensable y el Contratista no emitió una alerta temprana cuando debía hacerlo, su compensación puede verse reducida.

El contrato NEC está diseñado para que las alertas tempranas y los eventos compensables funcionen de manera complementaria. Cuando los eventos compensables se identifican y notifican oportunamente a través del sistema de alertas tempranas, su impacto puede minimizarse.

Conclusión

Los eventos compensables son una parte fundamental de la familia de contratos NEC. Si usted utiliza contratos NEC, es esencial comprender cómo funcionan y cómo influyen en la gestión diaria del proyecto.

Si desea profundizar en el tema, nuestro seminario web sobre eventos compensables ofrece información práctica y valiosos consejos para gestionarlos de manera eficaz.

El software de gestión contractual como Sypro está diseñado para simplificar la administración de los eventos compensables. Permite realizar un seguimiento en tiempo real y centraliza toda la información necesaria, facilitando el acceso a los datos en cualquier etapa del proyecto.