Evaluación de Eventos Compensables en NEC4: Guía para Gestionar el Impacto en Tiempo, Costos y Cronograma

En proyectos de construcción, los eventos inesperados son inevitables. Ya sea un retraso, un cambio en el Alcance o una interrupción imprevista, estas situaciones pueden tener consecuencias significativas en los cronogramas y presupuestos del proyecto. Para abordar esto, eventos compensables juegan un papel fundamental al ayudar a contratistas y gerentes de proyecto gestionar dichos impactos dentro del marco del NEC (Nuevo Contrato de Ingeniería).

El punto de partida son los conceptos clave que contratistas y gerentes de proyecto deben comprender, los que el Dr. Stuart Kings explica en este artículo, con enfoque en:

• La comprensión de la Fecha de Corte
• El Costo Determinado
• Impacto del Proyecto

Comprender la fecha de corte: El punto de no retorno

La Fecha de Corte es un punto crítico en cualquier proyecto de construcción, especialmente cuando se trata de eventos compensables. Además, es una de las cláusulas mas complejas del NEC4, definida en la cláusula 63.1:

“El cambio en los precios se evalúa como el efecto del evento compensable sobre

1. El Costo Determinado real del trabajo realizado antes de la fecha de corte,
2. El Costo Determinado previsto del trabajo no realizado antes de la fecha de corte y
3. La Tarifa resultante

Si un evento compensable surge de una instrucción o notificación emitida por el Gerente de Proyecto o el Supervisor, o de la emisión de un certificado o modificación de una decisión anterior, la fecha de corte es la fecha de tal comunicación.

La fecha de corte de otros eventos compensables es la fecha de notificación del evento compensable.”

Es más sencillo pensar de la fecha de corte como una fecha determinada en el tiempo: el momento en que el programa y las decisiones quedan fijadas y todo lo que sucede después debe evaluarse con esa base inicial.

Al ocurrir un evento compensable, la fecha de corte marca el momento en que todas involucradas – los contratistas, los gerentes de proyecto, los supervisores y los interesados – deben evaluar el impacto del evento. Esta fecha garantiza que las responsabilidades del contratista estén claramente definidas, y cualquier cambio de tiempo o costo sea medido y pronosticado con precisión a partir de ese punto.

Software de gestión contractual como Sypro puede ayudar a definir la fecha de corte, hasta el minuto y secundo, asegurando cumplimiento normativo y dejando un registro de auditoría en caso de que surja una disputa o un evento compensable.

El Costo Determinado: Clarificando los impactos financieros

A continuación, el Costo Determinado, que se relaciona directamente con las consecuencias financieras de los eventos compensables. No basta con observar lo que ha ocurrido; es fundamental cuantificar cómo un evento cambia el costo del proyecto.

En términos simples, el Costo Determinado es la forma en que se evalúan los eventos compensables bajo los contratos NEC – sin embargo, su cálculo depende del tipo de contrato. Para las Opciones Principales A y B (contratos a precio fijo), los costos se basan en valores pronosticados utilizando el Cronograma Breve de Componentes del Costo. Estos son estimaciones simplificadas para la mano de obra, los materiales y el equipo, facilitando una evaluación más rápida. Se trata menos de lo que el contratista realmente gasta y más de lo que razonablemente espera que cueste el cambio.

En cambio, las Opciones Principales C, D y E (contratos de metas y costo reembolsable) usan los costos reales incurridos, calculados mediante el cronograma completo de Componentes del Costo. Esto exige hojas de tiempo detalladas, recibos y registros, lo que ofrece mayor precisión y transparencia. A estos costos se añade una Tarifa para cubrir los gastos generales y la utilidad. Aunque este enfoque es más complejo y consume más tiempo, asegura una representación más justa del impacto real.

Comprender cómo funciona el Costo Determinado bajo cada tipo de contrato es esencial para contratistas tanto como gerentes del proyecto. Influye cómo los eventos compensables se registran, evalúan y finalmente se pagan: asegurando claridad, justicia y responsabilidad para ambas partes.

Algunas cláusulas clave que contratistas y gerentes de proyectos deben tener en cuenta sobre el Costo Determinado:

Cláusula 63.6 – El contratista puede incluir el riesgo de costos y tiempo

• ¿Qué significa?: El contratista puede incluir una asignación razonable para riesgos en su cotización, cubriendo las incertidumbres tanto de tiempo como de costo.
• Impacto: Ayuda al contratista a gestionar lo desconocido sin necesidad de reabrir la negociación más adelante, aunque debe ser proporcionado y justificado.

Cláusula 63.7 – Obligación del contratista de mitigar

• ¿Qué significa?: El contratista debe demostrar que ha tomado medidas para reducir los impactos en tiempo y costo del evento compensable.
• Impacto: Previene cotizaciones infladas y fomenta una resolución de problemas proactiva y eficiente.

Cláusula 63.7 – Capacidad del Gerente de Proyecto para hacer supuestos

• ¿Qué significa?: Si no hay suficiente claridad para evaluar completamente el impacto del evento, el Gerente de Proyecto puede incluir suposiciones razonables en la evaluación.
• Impacto: Permite avanzar sin retrasos, evita demoras en el acuerdo y proporciona a ambas partes una base operativa para tiempo y costo.

Impacto en el Cronograma: Evaluación de cómo los eventos afectan el plazo

El área final de enfoque es el impacto del programa, que examina como eventos compensables afectan el cronograma del proyecto.

Cuando un evento ocurre, los contratistas deben actualizar el programa para reflejar la situación actual, siguiendo un proceso de tres pasos:

1. Usar el Cronograma Aceptado en la fecha de corte.
2. Actualizar el avance: evaluando cómo el trabajo está progresando en ese momento.
3. Incluir el impacto del evento compensable: ajustar el programa y la Fecha de Culminación prevista en consecuencia.

Hablemos del proceso de evaluación del impacto de eventos compensables en el contexto de los ajustes al cronograma. Si el cronograma original del proyecto asignó cierto margen de holgura (tiempo adicional incorporado en la planificación) antes del evento compensable, el contratista necesitará actualizar el programa en función del avance actual y cualquier retraso o adelanto provocado por el evento.

Por ejemplo, si el proyecto contaba con dos semanas de holgura antes del evento compensable, pero dicha holgura se redujo por retrasos, el contratista deberá ajustar la fecha de culminación para reflejar la nueva línea de tiempo. Por otro lado, sí el progreso estaba adelantado y la holgura aumentó, esto podría incluso acortar el cronograma total del proyecto.

La Analogía de la Pintura: Reuniendo Todo

Para resumirlo todo, imagina que un contratista ha sido solicitado por un gerente de proyecto para pintar una habitación, y que el Alcance del proyecto inicialmente exige aplicar dos capas de pintura en las paredes.

Sin embargo, a la mitad del proyecto, el gerente del proyecto da una instrucción para aumentar el alcance a tres capas de pintura. Así es como esto se desarrolla bajo el proceso de eventos compensables:

• Fecha de Corte: Es el momento en que el alcance original cambia de dos a tres capas. Este punto marca la línea de referencia desde la cual se evalúan todos los cambios posteriores.
• Costo Determinado: Es el costo de aplicar la capa adicional de pintura. El contratista deberá calcular y justificar el costo del trabajo adicional, ya sea por más pintura, más tiempo o mano de obra adicional requerida para cumplir con la nueva instrucción.
• Impacto en el cronograma:Si la capa extra de pintura afecta el cronograma (por ejemplo, si el tiempo de secado entre capas es más largo de lo esperado), el contratista debe actualizar el programa. A partir de ahí, el contratista debe evaluar cómo el nuevo Alcance cambia la Fecha Prevista de Culminación y ajustar el cronograma en consecuencia.

En los contratos NEC, cuando el gerente de proyecto instruye al contratista a cambiar el Alcance – como aumentar el número de capas de pinturas – el contratista debe cumplir, conforme a lo establecido en la cláusula 27.3.

Es importante notar que el Gerente del Proyecto no puede emitir instrucciones que estén fuera del alcance del contrato (o que sean ilegales). Sin embargo, este ejemplo de cambiar el número de capas de pintura sí está dentro de los límites de los requisitos del proyecto.

Gestionando los Eventos Compensables con Claridad

Navegar eventos compensables puede ser complejo, pero nuestro seminario web especializado ofrece perspectivas valiosas sobre cómo gestionarlos de manera efectiva mediante procesos estructurados. Al comprender la fecha de corte, el costo determinado y el impacto del programa, los contratistas y los gerentes de proyecto pueden asegurar que los cambios se gestionen con transparencia, equidad y precisión.

Si está buscando optimizar la gestión de eventos compensables, herramientas como Sypro pueden ayudarle a rastrear y gestionar estos eventos en tiempo real, brindando acceso inmediato a toda la información necesaria en cualquier etapa del proyecto. Con más de 2,000 contratos NEC gestionados, Sypro ha demostrado asegurar el cumplimiento y mantenerlo en el camino.