De la Culminación a la Evaluación Final: cómo cerrar correctamente un proyecto NEC
El cierre de un proyecto no consiste solo en marcar casillas: es el momento en que el riesgo y la responsabilidad se transfieren del Contratista al Cliente, se finalizan los pagos y comienza el período de defectos. Omitir algún paso aquí puede convertir pequeños descuidos en disputas, retrasos y costosos inconvenientes.
En esta guía, el Dr. Stuart Kings, cofundador de Sypro y redactor de NEC4, nos guía a través de los hitos críticos de fin de contrato: Culminación, Adquisición, Defectos, Certificaciones y la tan importante Evaluación Final. Siga sus consejos expertos para cerrar sus proyectos NEC de manera eficiente, segura y sin sorpresas.
Comprenda los roles: Gerente de Proyecto vs Supervisor
Antes de explorar el proceso de cierre, es fundamental que todos los involucrados comprendan su rol. La claridad aquí va más allá de lo administrativo, impacta directamente en la gestión de riesgos, la eficiencia y la prevención de disputas.
Gerente de proyecto
- Supervisa tiempo y costes
- Compila y gestiona el Registro de Alertas Tempranas, los eventos compensables y la administración principal del contrato
- Emite instrucciones, excepto aquellas reservadas al Supervisor
- Puede aceptar la cotización de un Contratista por un defecto aprobado, cuando corresponda
Supervisor
- Supervisa el control de calidad a lo largo del proyecto
- Notifica defectos y emite el Certificado de Defectos
- Cannot certify completion
- No puede certificar la Culminación
El uso de una plataforma como Sypro ayuda a reforzar estas distinciones, manteniendo notificaciones, certificados y acciones dentro del rol definido por NEC, a la vez que crea una trazabilidad clara – un factor crítico si surgen disputas.
Definir correctamente su estrategia de culminación
La culminación no es solo una fecha en el calendario; es un hito estratégico que puede afectar el riesgo, el flujo de caja y la entrega del proyecto.
La estrategia de Culminación dependerá del contrato y de la naturaleza del proyecto. La Finalización puede producirse de dos maneras:
- Como un único evento (Culminación del proyecto en su totalidad), o
- Por secciones, cada una con sus propios criterios y fechas
La culminación única es adecuada para proyectos más simples con una sola entrega, mientras que la Culminación por Secciones resulta más conveniente para programas por fases o proyectos complejos en los que distintas partes deben entrar en operación en momentos diferentes. Elegir el enfoque correcto puede evitar retrasos y disputas más adelante.
Bajo el NEC4 ECC, la Culminación se alcanza cuando el Contratista ha ejecutado todos los trabajos establecidos en el Alcance necesarios para la Culminación y ha corregido cualquier Defecto notificado que impida su uso.
Defectos, notificaciones y el período de defectos
Los Defectos pueden variar ampliamente: desde aspectos estéticos, como un color de pintura incorrecto, hasta problemas funcionales, como puertas o ventanas desalineadas.
Según el contrato:
- La cláusula 43.2 exige que tanto el Supervisor como el Contratista notifiquen los defectos tan pronto como tengan conocimiento de ellos.
- La cláusula 13.7 establece que cada notificación debe emitirse por separado; agrupar varios defectos en una sola notificación no cumple con los procesos NEC.
Defectos aceptables vs defectos inaceptables
Los defectos menores que no impiden el uso pueden incluirse en el momento de la Culminación y corregirse durante el período de defectos. En algunos casos, el Cliente puede optar por aceptar un defecto – por ejemplo, una variación de color – pero debe ser aprobado por el Cliente y, por lo general, implica una reducción del precio o una Culminación anticipada.
La aceptación de un defecto no constituye un evento compensable bajo la cláusula 60.1(1).
Al acordar una reducción del precio, ambas partes deben considerar el costo del ciclo de vida y el impacto en el mantenimiento futuro.
Si los defectos no se corrigen
Si el Contratista no corrige los defectos notificados, el Gerente de Proyecto puede estimar el costo de contratar a terceros para su corrección. Este monto se deduce de los pagos intermedios o finales. La evaluación debe ser justa, transparente y basada en evidencias.
Si no es posible proporcionar acceso – por ejemplo, debido a restricciones de seguridad o limitaciones operativas – el Gerente de Proyecto deberá igualmente estimar el costo como si el Contratista original hubiera podido ejecutar los trabajos
Fecha de defectos
La Fecha de Defectos funciona de manera similar a un período de garantía, durante el cual el Contratista debe corregir los defectos.
Por lo general, este período es de 52 semanas a partir de la Culminación, aunque puede extenderse a 104 semanas en proyectos de mayor envergadura o complejidad.
Cuando un defecto es notificado durante este período, el Contratista debe corregirlo dentro del plazo de corrección de defectos, y no simplemente antes de la Fecha de Defectos.
Ejemplos típicos incluyen:
- Dos semanas para defectos generales
- 24 horas para asuntos relacionados con la seguridad de vida
- Cinco días para acabados estéticos
Gestión fluida de la Adquisición
Es importante tener en cuenta que la Culminación y la Adquisición son dos eventos distintos:
- Culminación: el Contratista ha cumplido con los criterios de Culminación
- Adquisición: el Cliente asume formalmente la posesión de la totalidad o parte de las obras
El Certificado Adquisición debe emitirse dentro de una semana, estableciendo claramente qué partes han sido tomadas en posesión y en qué estado se encontraban.
Evaluación Final
Como novedad en NEC4, la Cláusula 53 sustituye la antigua ‘Cuenta Final’ por una Evaluación Final más estructurada.
Una vez emitido el Certificado de Defectos:
-
El Gerente de Proyecto dispone de cuatro semanas para evaluar el monto final adeudado.
-
Ambas partes deben actuar conforme a la Cláusula 10.2, con un espíritu de confianza mutua y cooperación.
Si el Gerente de Proyecto no actúa dentro del plazo, el Contratista puede emitir su propia evaluación, la cual será exigible para pago después de tres semanas.
La Evaluación Final adquiere carácter concluyente, salvo que ya exista una disputa formal en curso.
Solo puede revisarse en casos de error legal (por ejemplo, un IVA incorrecto), según lo establecido en la Cláusula 53.3, y cualquier corrección requiere una adenda contractual conforme a la Cláusula 12.3.
Uso de Sypro para simplificar el cierre del proyecto
El cierre contractual puede implicar cientos de elementos en movimiento, pero Sypro ayuda a centralizarlo todo en un solo lugar.
La plataforma refleja los flujos de trabajo de NEC al:
- Gestionar notificaciones individuales
- Realizar el seguimiento de los Defectos
- Almacenar y organizar los Certificados de Culminación, Adquisición y Defectos
- Respaldar la documentación de la Evaluación Final
Con más de 2,000 contratos NEC gestionados, Sypro ha demostrado mejorar el cumplimiento contractual, reducir la carga administrativa y mantener el proceso de cierre bajo control.
Integrándolo todo
Así como iniciar un proyecto NEC de manera sólida marca el rumbo, cerrarlo correctamente garantiza que ese esfuerzo se traduzca en éxito. El cierre del proyecto es el punto donde convergen el riesgo, la responsabilidad y los pagos; gestionarlo bien permite asegurar la satisfacción del cliente, minimizar disputas y proteger el valor a largo plazo.
Al comprender claramente los roles, gestionar eficazmente la Culminación y la Adquisición, abordar los defectos de forma estratégica y seguir una Evaluación Final estructurada, podrá cerrar sus proyectos con confianza. Con herramientas como Sypro que simplifican los flujos de trabajo y refuerzan los procesos NEC, no solo está finalizando un proyecto: lo está cerrando de la manera correcta, siempre.
Reserve una demostración gratuita
