Empiece con fuerza: Cómo preparar su proyecto NEC para el éxito desde el primer día

Los proyectos NEC triunfan o fracasan mucho antes de que comiencen los trabajos en obra. Con múltiples equipos involucrados y cronogramas complejos que gestionar, administrar correctamente su proyecto NEC ECC desde el inicio es fundamental para mitigar riesgos y fortalecer la colaboración.

Incluso en escenarios similares, las Opciones secundarias personalizadas, las cadenas de suministro a medida y las diferentes cláusulas Z hacen que no hay dos proyectos idénticos. Por ello, su enfoque inicial debe reflejar esta realidad para fomentar la cultura adecuada y mantener el control del plazo, costo y las incertidumbres del proyecto.

Para ayudar a los equipos a comenzar con el pie derecho, el Dr. Stuart Kings, cofundador de Sypro y coautor de NEC3/4, comparte los pasos prácticos que ha visto conducir de manera constante a una colaboración más sólida, una comunicación más clara y una ejecución más fluida en proyectos NEC.

Inicie su proyecto ECC de la manera correcta

Existen tres pilares clave que respaldan una gestión eficaz de proyectos bajo NEC:

1. Alertas tempranas
2. Gestión del cronograma
3. Control de cambios (ECs)

Un desempeño sólido en cada uno de estos aspectos comienza con un entendimiento y alineamiento compartido durante el lanzamiento del proyecto. Los proyectos que aseguran que todos estén alineados desde el inicio – comprendiendo plenamente de aspectos contractuales como las fechas de culminación, las Opciones del contrato y las cláusulas Z – experimentan una ejecución más fluida y menos disputas.

Una forma de lograrlo es a través de un evento de lanzamiento del proyecto. Este lanzamiento no es solo una introducción: es el momento en el que se establecen expectativas, procesos y cultura. Ya sea de manera presencial o virtual, es una de las formas más eficaces de fomentar el entendimiento y la colaboración entre los equipos, asegurando que todos comiencen en la misma sintonía.

Los asistentes deberían incluir:

• El equipo principal de gestión contractual
• Representantes financieros del Cliente (para alinear los procesos de pago y los requisitos de auditoría)
• Socios de la cadena de suministro (como subcontratistas de fachadas, estructuras metálicas e instalaciones M&E)
• Partes interesadas clave

Durante el lanzamiento, los equipos deben revisar el contrato en detalle, aclarando las expectativas en cuanto a plazos, gestión de riesgos y comunicación. Esto establece un entendimiento común sobre roles, responsabilidades y vías de escalamiento desde el primer día, ayudando a consolidar la cultura colaborativa que promueve NEC4.

Capacitando a todos bajo un mismo enfoque

La capacitación práctica y conjunta garantiza que los equipos adopten la mentalidad y los procesos adecuados desde el inicio. Las sesiones deben centrarse en:

• El proceso de alertas tempranas
• El control de cambios a través de eventos compensables
• La gestión del cronograma
• Las modificaciones o riesgos específicos del proyecto

Aproveche esta sesión para presentar la plataforma digital que se utilizará para gestionar la comunicación. Dado que The Construction Playbook promueve el uso de herramientas digitales como Sypro para fomentar la transparencia y la eficiencia, la reunión de lanzamiento es un excelente momento para demostrar estas herramientas, mostrando a los equipos cómo simplifican los procesos, mantienen la transparencia y garantizan el cumplimiento contractual.

Esta también es una buena oportunidad para destacar la Cláusula 13.2 del NEC4: “Si el Alcance especifica el uso de un sistema de comunicación, una comunicación tendrá efecto cuando se transmita a través del sistema de comunicación especificado en el Alcance.”

Esto significa que, si un sistema determinado, como el nuestro en Sypro, se especifica conforme a la Cláusula 13.2 del NEC4, todas las comunicaciones del proyecto deben realizarse a través de dicho sistema para cumplir con el contrato. Enseñar esto a los equipos desde el primer día evita malentendidos posteriores.

Construyendo la cultura adecuada

La Cláusula 10.2 del NEC4 destaca la importancia de la colaboración: “Las Partes, el Gerente de Proyecto y el Supervisor actuarán con un espíritu de confianza mutua y cooperación.”

Esta cultura es fundamental para el éxito del contrato. El NEC4 está estructurado en torno a una gestión proactiva de riesgos, no a reclamaciones retrospectivas, por lo que los equipos deben adoptar una mentalidad proactiva y colaborativa.

El Gerente de Proyecto y el personal directivo del Contratista deben dar el ejemplo de esta colaboración, comenzando por una alineación clara respecto al proceso de alertas tempranas (AT). Para lograrlo de manera efectiva, los equipos deberían centrarse en algunas prácticas clave:

• Las ATs son herramientas para la resolución proactiva de problemas, no reclamaciones.
• Todos deben conocer el punto único de contacto para presentar ATs.
• Los equipos deben identificar riesgos potenciales en cada etapa y analizar soluciones desde el inicio.
• Fomentar una comunicación abierta para resolver incidencias de manera colaborativa antes de presentar una AT.
• Promover un diálogo transparente sobre riesgos potenciales.
• Utilizar reuniones de equipo para revisar el desempeño de manera colectiva, sin señalar a individuos.

Por encima de todo, establezca expectativas claras desde el principio: las alertas tempranas protegen el cronograma y la relación contractual; no son un mecanismo para asignar culpas.

La importancia del cronograma

El cronograma es el corazón de cualquier proyecto NEC. No es simplemente una lista de tareas: es un documento conjunto, compartido por el Contratista y el Cliente.

Lograr la aceptación temprana del cronograma genera confianza, mantiene a todos informados y facilita la gestión de los eventos compensables. Sin un cronograma aceptado, evaluar los impactos en plazo y costo se vuelve mucho más complejo. Asegúrese de revisar el cronograma durante la reunión de lanzamiento.

Una vez acordado, las buenas prácticas habituales a lo largo del proyecto incluyen:

• Actualizaciones mensuales del cronograma (semanales si la presión de plazos lo requiere).
• Reuniones informales de revisión entre el Gerente de Proyecto y el Contratista antes de la presentación formal.
• Aceptación ágil de cambios – idealmente dentro de una semana – para mantener el proyecto alineado y en curso.

Gestión de los eventos compensables (ECs)

Contar con procesos y plazos claros es fundamental para mantener el control y evitar disputas.

Bajo el contrato ECC, una vez que se notifica un evento compensable (EC):

1. El Gerente de Proyecto responde en el plazo de una semana (aceptándolo o rechazándolo en principio).
2. Si se acepta, el Contratista dispone de tres semanas para presentar una cotización.
3. El Gerente de Proyecto cuenta entonces con dos semanas para responder, evaluar y aprobar.

Estos plazos existen por una buena razón: mantienen el proyecto en marcha y aportan certidumbre financiera. Una vez que un EC se cierra, por lo general no puede reabrirse, lo que refuerza la importancia de una colaboración oportuna.

Durante la reunión de lanzamiento, se debe guiar a los asistentes a través de este proceso, para que comprendan claramente los plazos y la relevancia de los eventos compensables. Esto contribuye a generar mayor eficiencia cuando surja uno más adelante en el proyecto.

Las reuniones conjuntas durante el período de cotización ayudan a agilizar la toma de decisiones y garantizar claridad en torno a los objetivos. Las reuniones periódicas de revisión de EC pueden hacer que este proceso sea mucho más fluido.

Reforzar cláusulas clave y verificaciones contractuales

 Antes de que comiencen los trabajos, revise sus procesos bajo NEC y confirme el cumplimiento contractual. Las cláusulas que pueden revisarse incluyen:

• 4 / 50.5 – Solicitudes de pago y pagos negativos
• 2 – Derechos de terminación cuando no se proporcionan fianzas o garantías
• Cláusulas Z – Enmiendas específicas del proyecto que afectan al plazo y al pago

Realizar estas verificaciones desde el inicio garantiza el cumplimiento del contrato y la protección financiera a lo largo de todo el proyecto.

Revisión y aprendizaje continuos

Planifique revisiones periódicas del desempeño, por ejemplo, a los 3, 6 y 12 meses, para verificar el cumplimiento de los procesos clave. Con la herramienta digital adecuada, puede obtener una visión temprana de los riesgos emergentes y del estado general del proyecto, además de analizar tendencias como:

1. ¿Cuántas ATs se están notificando (y por quién)?
2. ¿Se están aceptando los cronogramas dentro del plazo previsto?
3. ¿Se están cerrando los ECs de manera oportuna?

Utilizar el sistema de Sypro en tiempo real durante la reunión de lanzamiento ayuda a que todos comprendan cómo registrar y hacer seguimiento de las actividades contractuales, proporcionando una trazabilidad completa de las acciones y responsabilidades. Esto no solo garantiza que el proyecto comience correctamente, sino que continúe desarrollándose de la misma manera.

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La gestión de proyectos NEC4 ECC implica múltiples elementos en movimiento. Nuestra lista de verificación práctica, creada por el Dr. Stuart Kings, ayuda a Gerentes de Proyecto, Contratistas, Supervisores y Clientes a mantener el control de las acciones desde el inicio hasta la finalización. Descárguela ahora

Prepare su proyecto para éxito

La claridad, la colaboración y la comunicación son la base del éxito en los proyectos NEC. Iniciar el proyecto con un entendimiento compartido, expectativas alineadas y procesos definidos brinda a los equipos la confianza y la estructura para ejecutar de manera eficiente y transparente.

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