Cómo completar con éxito los Datos del Contrato bajo el NEC4 ECC

Preparar correctamente los Datos del Contrato Parte Uno y Parte Dos es fundamental para el éxito del contrato, por lo que es crucial hacerlo bien. El Dr. Stuart Kings, redactor y especialista de NEC, explica por qué, además de brindar consejos prácticos, señalar los errores más comunes y revisar los cambios clave introducidos con NEC4.

La importancia de los Datos del Contrato

Los Datos del Contrato se encuentran en el corazón del Contrato de Ingeniería y Construcción NEC (ECC). Proporcionan la información específica del proyecto que sustenta todo el acuerdo, incluyendo las Opciones principales y secundarias seleccionadas, así como los detalles del Alcance y de la Información del Sitio.

Aunque muchos todavía están migrando al NEC4, lanzado en 2017, es crucial utilizar el material más actualizado, tomando en cuenta las enmiendas disponibles en el sitio web de NEC. Confiar en una copia estática implica el riesgo de pasar por alto actualizaciones importantes o cambios en la legislación; sin embargo, vale la pena señalar que muchas de las lecciones discutidas en este artículo también se aplican a quienes continúan trabajando con contratos NEC3, especialmente considerando la naturaleza a largo plazo de muchos proyectos.

Aprovechando la Guía del usuario

Una de las herramientas más valiosas para preparar los Datos del Contrato es el Volumen Dos de la guía del usuario NEC, Preparación de un Contrato de Ingeniería y Construcción. La Sección 2.2 contiene una lista de verificación detallada para cada entrada de los Datos del Contrato, explicando el propósito de cada elemento, la guía a seguir y ejemplos de cómo completarlos.

Este recurso es esencial para asegurar que no se pase por alto ningún detalle, pero no sustituye la reflexión cuidadosa sobre las necesidades específicas del proyecto. Simplemente copiar textos de ejemplo puede generar problemas posteriormente, por lo que las entradas deben adaptarse para reflejar las circunstancias precisas del contrato.

La Parte Uno de los Datos del Contrato la completa el Cliente y la Parte Dos, el Contratista. Ambas deben completarse en su totalidad, incluyendo cualquier cláusula adicional Z, que debe aparecer al final. NEC4 también consolidó el concepto de “Alcance”, que previamente estaba dividido entre diferentes tipos de contrato bajo NEC3.

Un Alcance bien estructurado y claramente referenciado no solo fortalece el contrato, sino que también beneficia a quienes forman parte de la cadena de suministro. Cuando la documentación del Alcance es lógica y fácil de seguir, los destinatarios se involucran con mayor confianza, mejorando las respuestas a licitaciones y la elaboración de presupuestos.

Errores que se deben evitar

Los Datos del Contrato incompletos o redactados de manera deficiente pueden tener consecuencias serias. Por ejemplo, imaginemos un escenario en el que el Cliente incluye las Fechas de Defectos pero pasa por alto el período para corregir defectos. En ese caso, el Contratista quedaría automáticamente sujeto al período predeterminado de 52 semanas, lo que generaría tensiones innecesarias durante la ejecución.

Los errores en la selección de Opciones son otra fuente común de controversias, especialmente cuando la Opción principal y la elección de resolución de disputas no se alinean con las Opciones secundarias seleccionadas. Incluso pequeños descuidos —como no indicar si el Cliente tomará posesión de los trabajos antes de la culminación— pueden dejar al Contratista expuesto a riesgos continuos, como obligaciones de seguridad.

Los ciclos de pago también suelen generar dificultades. Bajo ECC Y(UK)2, el valor predeterminado es de 21 días. Muchos suelen asumir un ciclo de 28 días, por lo que, a menos que esto se modifique y se establezca de manera explícita, los Clientes pueden verse perjudicados.

Cambios clave en las entradas del NEC4

El NEC4 introdujo varios ajustes que no deben pasarse por alto. El Registro de Alertas Tempranas reemplazó al antiguo Registro de Riesgos, evitando la idea equivocada de que este redistribuía riesgos en lugar de identificarlos. El nuevo enfoque fomenta un diálogo temprano, y ahora las reuniones regulares de alertas tempranas son obligatorias. Estas pueden realizarse de manera virtual, siempre que se mantengan registros adecuados.

El contrato también permite que las partes incluyan eventos compensables adicionales, como el hallazgo de asbesto. Sin embargo, se debe tener cuidado al redactar estas cláusulas para que sean jurídicamente sólidas y no queden abiertas a interpretaciones después de la firma del contrato.

Las Áreas de Trabajo también han sido aclaradas. Los costos solo son recuperables dentro de las áreas definidas en el contrato, pero las enmiendas recientes ahora permiten al personal de apoyo que trabaja de manera remota, siempre que las hojas de tiempo brinden la evidencia necesaria. Además, los modelos pueden adaptarse para ampliar los plazos de respuesta en ciertas entregas, como revisiones de diseño complejas, a fin de reflejar las necesidades reales del proyecto.

Preparando las bases para proyectos exitosos

Los Datos del Contrato preparados cuidadosamente ayudan a reducir disputas, mejoran la claridad y proporcionan la base para una ejecución exitosa. Trabajar con las enmiendas más recientes del NEC, utilizar la guía de manera efectiva y asegurarse de que cada entrada esté completada con precisión son características de un contrato sólido.

Los perfeccionamientos del NEC4, desde el Registro de Alertas Tempranas hasta el enfoque mejorado del Alcance, deben considerarse como oportunidades para fortalecer la gestión contractual y no como cargas administrativas. Herramientas como Sypro ofrecen una forma práctica de gestionar estas actualizaciones de manera eficiente, manteniendo a los equipos alineados e informados durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Mira el webinar completo con el Dr. Stuart Kings aquí o solicita una demostración de Sypro para ver cómo estas buenas prácticas pueden aplicarse en proyectos reales.