Cómo aclarar eficazmente: Instrucciones e Instrucciones propuestas bajo NEC4 ECC

Gestionar las instrucciones bajo el Contrato de Ingeniería y Construcción NEC4 (ECC) es un poco como atravesar una intersección complicada. La vía puede parecer despejada, pero si no se señaliza correctamente, se interpreta mal una señal o se toma el carril equivocado, las cosas pueden complicarse rápidamente – y podrías terminar con una disputa en lugar de lograr una ejecución fluida.

En nuestro reciente seminario web del Centro de Conocimiento, un redactor de NEC y coautor de NEC3/4 Practical Solutions, el Dr. Stuart Kings, guió a los equipos de proyecto a través de uno de los procesos más frecuentemente malinterpretados en el NEC4: cómo emitir instrucciones de manera eficaz y cuándo hacer uso de la cláusula de instrucciones propuestas. Con base en su experiencia en proyectos reales y en errores comunes, el Dr. Stuart Kings destacó la importancia de la claridad, la secuencia correcta y el mantenimiento de un registro confiable de auditoría para gestionar los contratos y mantener los proyectos bien encaminados.

Por qué la claridad es importante – y por qué suele faltar

Las instrucciones poco claras o emitidas de manera incorrecta pueden tener serias repercusiones en cadena. Lo que empieza como un cambio sencillo en el alcance puede convertirse rápidamente en retrasos, reclamaciones o expectativas desalineadas, todo porque no se siguieron los pasos adecuados. No suele hacerse a propósito; más bien, es el resultado de buenas intenciones ejecutadas de la forma equivocada.

Para trabajos más directos, el NEC4 ECC otorga a los Gerentes de Proyecto la autoridad para emitir instrucciones según la cláusula 14.3, lo que les permite modificar el Alcance de los trabajos. Sin embargo, cuando dicho cambio afecta el tiempo o el costo, también debe notificarse como un evento compensable según la cláusula 61.1. Posteriormente, se realiza una solicitud de cotización utilizando la cláusula 61.2. Omitir alguno de estos pasos, o ejecutarlos fuera de orden, implica un riesgo de confusión y de incumplimiento. Un error común que destacó el Dr. Stuart Kings es notificar un evento compensable antes de que se haya emitido la instrucción correspondiente, o cuando no se emite instrucción alguna. En ambos casos, la comunicación carece de validez contractual. Ambos pasos deben cumplirse.

Bajo la obligación del contratista, la cláusula 27.3 establece que el contratista debe obedecer una instrucción de acuerdo con el contrato y emitida por el Gerente de Proyecto. Sin embargo, si el alcance incluye un requisito imposible o ilegal, el Gerente del Proyecto o el contratista debe notificar a la otra parte lo antes posible, permitiendo que se emita una instrucción adicional que modifique adecuadamente el alcance.

También es fundamental entender que no todos los cambios en el alcance califican como un evento compensable. Por ejemplo, cambiar la fecha de una reunión puede ser técnicamente un cambio, pero a menos que tenga un impacto medible en el tiempo y el costo, como las previsiones de riesgo señaladas en la cláusula 63.8, no justifica un evento compensable. Distinguir entre ajustes administrativos y cambios materiales en el alcance ayuda a evitar sobrecargar el proceso de gestión del contrato con notificaciones innecesarias.

La importancia de la comunicación escrita y rastreable

La cláusula 13.1 establece el requisito de que todas las comunicaciones se realicen en un formato que pueda ser leído, copiado y registrado, lo que significa que las actualizaciones verbales o las conversaciones informales no cumplen con este requisito. La cláusula 13.2 va más allá, indicando que los equipos deben utilizar el sistema de comunicación descrito en el Alcance. Por lo tanto, si se menciona a Sypro, enviar un email o un mensaje por Teams, por sí solos, no se considerará válido según el contrato.

Aquí es donde los sistemas digitales de gestión de contratos añaden valor real. Plataformas como la nuestra proporcionan registros estructurados de comunicación con marcas de tiempo y permiten que las instrucciones se documenten claramente y se vinculen a los eventos relacionados. Esto significa que nunca hay ambigüedad sobre lo que se instruyó, cuándo ni por quién. Y, si surge una disputa, existe un registro de auditoría confiable al que recurrir.

Cuando proponer antes de instruir

Para cambios más complejos o de alto riesgo, el NEC4 ofrece otro mecanismo útil: la instrucción propuesta. La cláusula 65.1 permite a los Gerentes de Proyecto solicitar una cotización para un cambio potencial antes de decidir si emitirán la instrucción. Es un enfoque de “evaluar antes de actuar”, que brinda a ambas partes la oportunidad de analizar las implicancias antes de comprometerse con el trabajo.

El Dr. Stuart Kings señaló que aquí también la claridad es fundamental. Las comunicaciones deben indicar explícitamente que son instrucciones propuestas, e incluir una fecha de decisión. Si no se emite una instrucción formal posteriormente, la cotización se considera no aceptada, de acuerdo con la cláusula 65.2. Habiendo dicho eso, la cláusula 13.5 permite que ambas partes acuerden una prórroga, siempre que se confirme antes de que venza el plazo original.

Si las instrucciones propuestas requieren aportes especializados, por ejemplo, asesoría de ingeniería o estudios de factibilidad, los contratistas pueden tener derecho a recuperar sus costos en la preparación de la cotización.  La cláusula 65.3 regula este aspecto, y en algunos casos, puede ser adecuado solicitar una cotización únicamente por el costo de preparar la cotización completa. Si no se emite una instrucción y no se alcanza un acuerdo, la cláusula 61.3 ofrece otra vía para que los contratistas recuperen sus costos.

Gestionar la incertidumbre con supuestos sólidos

Los eventos compensables no siempre vienen con resultados claros y previsibles. En casos de trabajos más complejos, la cláusula 61.6 permite al Gerente de Proyecto incluir supuestos al solicitar una cotización, lo que ayuda a ambas partes a valorar el cambio sobre la base de un entendimiento común. Si esos supuestos resultan ser incorrectos, el Gerente de Proyecto debe emitir una corrección. Sin embargo, los contratistas no tienen la facultad de establecer supuestos.

El Dr. Stuart Kings recomienda que estos supuestos se centren en el escenario más probable o en el mejor escenario posible. Los supuestos excesivamente cautelosos o de peor caso suelen inflar las cotizaciones y retrasar el proceso, a menudo innecesariamente. Un enfoque equilibrado, basado en una comunicación abierta y en supuestos justos, ayuda a asegurar que las cotizaciones sean realistas y que el riesgo se gestione de manera proporcional.

Mantener el control de los eventos compensables

El proceso de eventos compensables sigue cuatro fases distintas: notificación, cotización, evaluación e implementación. Según los plazos estándar del NEC4, los Gerentes de Proyecto tienen una semana para responder a un evento compensable, los contratistas tienen tres semanas para presentar su cotización y los Gerentes de Proyecto cuentan con dos semanas para dar su respuesta.

Si el contratista no cumple con el plazo para presentar la cotización, el Gerente de Proyecto está obligado a realizar su propia evaluación. Si el Gerente de Proyecto no responde dentro del plazo acordado, la cotización se considerará automáticamente aceptada (si el recordatorio ha sido enviado por el contratista). Estos plazos existen para mantener el proceso en movimiento y evitar disputas causadas por la inacción o la ambigüedad.

Reuniéndolo todo con Sypro

Los procesos de instrucción claros y conformes a NEC dependen de una comunicación estructurada, registros precisos y un entendimiento común, todo lo cual puede respaldarse con las herramientas digitales adecuadas. La plataforma de gestión NEC de Sypro permite a los Gerentes de Proyecto emitir tanto instrucciones como instrucciones propuestas con trazabilidad completa, documentación vinculada y seguimiento automatizado de plazos.

También proporciona un historial seguro y transparente de todas las comunicaciones del proyecto, ayudando a los equipos a mantenerse alineados, responsables y preparados para responder a los cambios, sean rutinarios o inesperados. Con herramientas como estas, seguir los procesos de instrucción del NEC4 no solo se vuelve más sencillo, sino también más eficaz.

Ver la sesión completa

Para profundizar en el tema, incluyendo ejemplos prácticos y consejos basados en proyectos reales, vea el seminario web completo con el Dr. Stuart Kings. Es un recurso esencial para quienes gestionan instrucciones bajo NEC4 y desean evitar los errores más comunes (y costosos).