Los datos son un recurso valioso y esencial para la toma de decisiones en el sector de la construcción. En la gestión de contratos, poder analizar datos históricos ofrece perspectivas que impulsan mejoras futuras, donde el proceso de informes juega un papel fundamental. Esta tendencia está respaldada por el Construction Playbook y la próxima Ley de Adquisición del Reino Unido; ambos documentos destacan la recopilación de datos, la transparencia y los informes detallados durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Este fue uno de los temas clave en nuestro primer seminario web del Centro de Conocimiento , donde pusimos la integración de Sypro con Power BI bajo el foco. Nuestro director técnico, el Dr. Stuart Kings, y el responsable de asociaciones e integraciones, Charley Wainwright, estuvieron acompañados por Justin Harris, director asociado de AtkinRealis, quien se encarga de liderar la ejecución de proyectos importantes de carreteras e infraestructura para el Consejo del Condado de Suffolk.
Ha sido a través de la colaboración con Justin en las necesidades de informes mejorados que pueden beneficiar a cualquiera que gestione un contrato, que se ha desarrollado nuestra integración con Power BI.
Evaluación de los informes
En la industria de la construcción, los procesos de informes de proyectos y contratos están evolucionando rápidamente a medida que la adopción de tecnología continua. En términos generales, la industria ha mejorado mucho en la recopilación de datos, pero el siguiente paso es avanzar aún más, especialmente cuando se considera que las empresas pueden utilizar varias plataformas diferentes, lo que crea silos de datos.
Esto no es nada diferente a recopilar información físicamente en diferentes libretas a lo largo de sitios y oficinas como se hacía en el pasado, pero cuando ya estamos aprovechando de soluciones de tecnología y software, deberíamos estar haciéndolo al máximo posible. En un mundo ideal, la información fluiría sin problemas a través de diferentes sistemas a partir de una única entrada, reduciendo el error humano y asegurando la precisión de data para todos los involucrados.
El Construction Playbook y la próxima Ley de adquisiciones reflejan un requisito creciente para la captura de datos y la capacidad de reportar rigurosamente y con precisión de una manera transparente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A su vez, esto debería hacer las cosas más exitosas mediante el aprendizaje continuo, creando mejores relaciones laborales y generando resultados óptimos, además de reducir el riesgo o número de disputas.
Agilizando la elaboración de informes para decisiones en tiempo real
A pesar de los avances, la elaboración de informes todavía puede consumir mucho tiempo, especialmente para aquellos que aún utilizan procesos manuales. Nuestros panelistas compartieron sus propias experiencias sobre este tema, y nuestra encuesta reveló que la mayoría de los asistentes dedican entre 6 y 12 horas al mes en la elaboración de informes. Al considerar que los informes suelen ser preparados por más de una persona, esto representa una gran cantidad de tiempo duplicado a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Las herramientas de informes en tiempo real pueden cambiar esto. Al actualizar continuamente, tener las herramientas adecuadas puede eliminar el retraso entre la captura de datos y la generación de informes, liberando a los equipos para centrase en otras tareas. Para la gestión de contratos, operar más eficiente y eficaz también contribuye al desarrollo de habilidades y conocimientos en gestión contractual.
Justin detalló su experiencia al ver un cambio radical en las culturas, actitudes y comprensiones desde la implementación del software de gestión de contratos de Sypro, diciendo: “Una observación clave ha sido el testimonio de aquellos que abordaban la gestión de contratos de formas más tradicionales, como en Excel. Aquí es donde hemos visto un verdadero crecimiento en la comprensión entre los diferentes interesados, especialmente cuando se trata de la gobernanza y la protección adicional que nos proporciona.
“Estoy pasando mucho menos tiempo persiguiendo a otros por información o para que cumplan con sus tareas gracias a la total claridad sobre roles, responsabilidades y plazos, lo que mantiene a todos responsables y agiliza el tiempo administrativo necesario. Con ese tiempo recuperado, no solo para mí, sino también para los demás miembros del equipo del proyecto, hemos podido aumentar la productividad.
“Un beneficio adicional surge al considerar que gran parte de la elaboración de informes de un proyecto suele sumarse a un trabajo de jornada completa; sin embargo, con mayores eficiencias y ahorro de tiempo, nuestro equipo disfruta de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, todo gracias a Sypro y su integración con Power BI.”
Power BI: Aprovechando los datos para obtener análisis más profundos
La integración de Sypro con Microsoft Power BI añade una capa adicional de capacidad al convertir datos crudos en información accionable. Esta conexión permite a los usuarios analizar todo desde eventos compensables hasta retrasos en el proyecto, ver tendencias y compartir análisis detallados con los equipos financieros y otros interesados.
Informes pueden desglosarse según varios indicadores, brindando una visión clara del estado de los proyectos. Esto puede hacerse, incluso considerando múltiples contratos, ya sea por cliente, tipo de contrato y más. Esta información alimenta el proceso de aprendizaje, con un mejor entendimiento de lo que podría representar un riesgo potencial que deba mitigarse, o simplemente de lo que funcionó mejor para generar eficiencias futuras. Además, en ciertos proyectos pueden existir varios contratos que se desarrollan en paralelo o que se superponen. En estos casos, la toma de decisiones no ocurre de forma aislada y puede afectar a otros contratos, lo que significa que hay aprendizajes que deben analizarse y aplicarse para evitar problemas en el futuro.
Junto con el sistema intuitivo de Sypro, este nivel de integración de datos mejora la comprensión de lo que es un proyecto exitoso, o no. Una visión clara de las acciones, mediante un sistema de semáforo de estado, se vincula directamente al punto adecuado dentro del sistema de Sypro, asegurando que las comunicaciones se registran en el lugar correcto, lo cual puede ser crucial para cumplir con los términos del contrato.
Justin dijo: “Necesitábamos una herramienta estratégica de acceso único para fortalecer la forma en que elaboramos informes, evaluamos e impulsamos la responsabilidad sobre las comunicaciones del contrato en diferentes niveles de la organización colaborativa. Fue gracias a la consultoría y colaboración estrecha con el equipo de Sypro que pudimos maximizar su API abierta y crear una solución en Power BI que realmente funcione para los principales interesados en estos proyectos.
“Juntos, seguimos un enfoque de desarrollo ágil en un corto período de tiempo que realmente dio vida a lo que era necesario y vimos cómo su funcionalidad superaba nuestra visión inicial, lo que ahora está beneficiando a cualquier usuario de Sypro también.”
La flexibilidad de Power BI incluso se extiende a la personalización, permitiendo a las organizaciones adaptar la interfaz a su marca, creando una experiencia de usuario más personalizada. Ahorrando hasta 6 horas al mes en la gestión de contratos, la integración demuestra lo que es posible con APIs que conectan a diversas plataformas.
El futuro: Decisiones basadas en datos para la industria de la construcción
La industria de la construcción está solo comenzando a descubrir el potencial completo de datos integrados para la gestión de proyectos y contratos. Herramientas como Sypro y Power BI representan un gran paso adelante, ayudando a empresas a acercarse a decisiones basadas en datos que mejoran la eficiencia, optimizan los resultados del proyecto, y fomentan mejores relaciones entre los interesados. Este cambio tecnológico sienta las bases para una industria más inteligente y conectada, en la que la mejora continua esté al alcance de cada equipo de proyecto.
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